Organizar processos na corretora de seguros é essencial para que ela possa alcançar um crescimento sustentável e equilibrado ao longo do tempo.
Qualquer empresa possui processos em seu dia a dia que muitas vezes não são considerados importantes o suficiente para serem organizados.
Por causa disso, essas tarefas se tornam mais lentas, burocráticas e menos eficientes do que poderiam ser caso fossem devidamente organizadas.
É para tentar alcançar essa otimização na realização de tarefas que a organização de processos é necessária.
Isso vai ajudar a empresa em diversos âmbitos, desde a eficiência da equipe até a economia de recursos como dinheiro e tempo.
Vamos ver o que são processos e tudo o que é preciso saber para organizar os da sua corretora de seguros.
O que são processos na corretora de seguros?
Os processos de uma empresa nada mais são do que as tarefas que todos os seus integrantes realizam no dia a dia.
Em uma corretora, são funções como:
- Atendimento ao cliente;
- Marketing;
- Vendas;
- Limpeza;
- Entre outros.
Cada uma dessas tarefas é dividida em diversos passos que muitas vezes não estão bem determinados e, por isso, impedem que haja padronização do que é realizado.
Por exemplo, o processo de atendimento ao cliente pode envolver:
- Recepcionar o cliente pessoalmente ou ao telefone;
- Ouvir o problema;
- Identificar em que categoria se encaixa o problema;
- Resolver o problema ou encaminhar para o setor correto;
- Acompanhar a resolução.
Muitas vezes, esses passos não estão descritos e, por isso, um setor da empresa não sabe o que o outro faz e a comunicação se torna falha.
Isso vai acarretar demora e erros e, possivelmente, aumento da burocracia para realizar a tarefa.
Com os processos delimitados, com cada passo desenhado, todos podem saber quem é responsável por cada função e novas pessoas podem facilmente ser treinadas.
Qual a importância dos processos na corretora de seguros?
Os processos são basicamente as engrenagens que fazem a corretora funcionar diariamente.
Se as funções não são desempenhadas de maneira eficiente, não é possível que o serviço prestado aos clientes seja eficiente.
Cada processo deve ser executado da melhor maneira possível, a fim de ser possível oferecer bons serviços e produtos.
A eficiência deve se tornar característica da corretora e ela com certeza irá ajudar a manter os clientes atuais e captar novos.
Como iniciar os trabalhos como corretor de seguros atualmente?
O primeiro passo para ser um corretor de seguros é possuir uma certificação Funenseg.
Uma vez habilitado para vender seguros, o corretor pode começar a fazer contato com corretoras e provedores de seguros para conhecer a área.
Além disso, se o corretor irá trabalhar sozinho, é importante que ele invista bastante em marketing pessoal para conseguir clientes.
Por isso, os gastos com ferramentas de tecnologia e informação não serão de fato gastos, mas sim investimentos.
Além disso, não é preciso, para começar, alugar um imóvel para montar um escritório. Hoje é possível levar o escritório para casa com o modelo de home office.
No entanto, se o corretor já possui funcionários, é importante alugar um local de trabalho, mesmo que inicialmente não tenha estrutura para receber clientes e o contato seja feito remotamente.
Modelo home office
O modelo home office corta despesas também para o correto, que não precisa se deslocar, nem se preocupar com alimentação fora de casa, nem com o grande custo de um aluguel comercial.
No entanto, a maior dificuldade do modelo home office é conseguir administrar o tempo e organizar as tarefas que precisam ser realizadas a cada dia.
Por estar em casa, muitas pessoas encontram dificuldade em se concentrar no trabalho, devido ao ambiente possuir muitos distratores.
No entanto, existem também os casos contrários de pessoas que, por estarem em casa, não respeitam os limites do horário de trabalho, se sobrecarregam e até mesmo adoecem.
Assim, o home office pode ser uma potente ferramenta, que promove autonomia ao corretor e flexibilidade na rotina, mas é preciso equilibrar essas vantagens com a preocupação com a própria saúde.
Se trabalhar em casa é difícil por qualquer motivo, existem seguradoras que disponibilizam um espaço físico para corretores independentes em troca de uma comissão
Quanto mais tempo o corretor puder trabalhar remotamente, sem alugar um imóvel, mais fácil será gerar capital para iniciar sua corretora.
Bons equipamentos eletrônicos
Para dar início ao trabalho, seja em home office ou em algum outro lugar, é preciso ter pelo menos boas ferramentas de trabalho.
Além das técnicas de vendas e conhecimento sobre a área, o corretor precisa ter bons equipamentos para garantir a eficácia de seu trabalho.
Um capital inicial de mais ou menos R$10.000,00 será o suficiente para adquirir materiais essenciais como:
- Notebook;
- Internet com pelo menos 20 megas de velocidade, para garantir uma boa conexão;
- Smartphone com um bom processador e uma boa memória interna, que não trave;
- Um bom plano de telefonia.
Por mais que possa parecer superficial investir na qualidade desses investimentos, eles irão otimizar todos os trabalhos da corretora.
Ter um bom site
Uma outra preocupação que o corretor precisa ter em um mercado competitivo como o de hoje, é investir em uma boa página na internet.
Para isso, não são suficientes sites que já estão prontos e gratuitos, é preciso investir em hospedagem e um provedor.
Se o corretor não tiver habilidades de montar o próprio site, pode procurar por empresas especializadas em oferecer esse serviço para as corretoras.
Essas empresas, além de realizar um bom trabalho gráfico, poderá otimizar o site com ferramentas como:
- Canal de contato direto com as seguradoras;
- Caixa de informações;
- Captação de e-mail de possíveis clientes;
- Loja online de seguros, etc.
Uma estratégia importante quando se fala de sites nos dias de hoje é também otimizar a página para dispositivos móveis, que é onde as pessoas mais consomem informações atualmente.
Trabalhar com um bom software de gestão
Existem softwares de gestão otimizados para corretora de seguros e eles são uma aquisição essencial para o bom andamento do negócio.
Esses programas permitem o corretor controlar diversas funções da empresa como:
- Cadastrar apólices de seguros;
- Administrar vencimentos;
- Visualizar contas recebidas;
- Receber relatórios de vendas cruzadas, etc.
Essa última funcionalidade, os relatórios de vendas cruzadas, permitem identificar atuais clientes da carteira do corretor que são potenciais compradores de outros seguros oferecidos pela empresa.
Isso salva o corretor, em muitos momentos, da necessidade de investir de maneira mais pesada em estratégias de marketing.
O que fazer para desenvolver processos na corretora de seguros estruturada?
Para alcançar o objetivo de ter uma corretora de seguros estruturada, é preciso que ela seja organizada em seus diversos aspectos.
Um deles é decidir como e onde funcionar e isso vai depender do tamanho da empresa, que vai ditar suas necessidades.
Além disso, como qualquer negócio, a corretora precisa ter sua vida financeira organizada, a fim de não correr riscos, mesmo em épocas de pouco movimento.
Vamos ver dois passos que ajudam a estruturar a corretora e permitem que os processos sejam desenvolvidos de maneira mais fácil.
Ter um escritório para integrar a equipe
Se a corretora de seguros possuir mais de um funcionário, é importante ter um local físico para que a equipe se reúna e conheça todos os processos da empresa.
Dessa maneira, será possível delegar tarefas para cada setor e cada funcionário e a comunicação ocorrerá de maneira muito mais fluida e eficiente.
Construir uma reserva financeira para o negócio
Muitas vezes a corretora se inicia e permanece um bom tempo com apenas uma pessoa e esse é um momento ideal de construir uma boa reserva financeira para o negócio.
Sem as obrigações de pagar aluguel, funcionários, equipar um escritório e todas as outras despesas que um espaço físico demanda para empresa, é muito mais viável guardar dinheiro.
Isso é importante não apenas para os planos pessoais do corretor, mas para seus planos de negócio.
Dessa maneira, quando chegar a hora de expandir o negócio, a reserva poderá ser usada para evitar a aquisição de dívidas que derrubam tantos empresários nos primeiros anos de funcionamento.
Organizando os processos da corretora de seguros
Para que uma corretora de seguros, assim como empresas de diferentes ramos alcancem um ritmo de crescimento que possa se sustentar ao longo do tempo, é preciso que ela tenha seus processos organizados.
Uma das maneiras que isso pode ser feito, além de identificar as etapas de tarefas individuais, é delimitar departamentos essenciais para o bom funcionamento do negócio.
Departamentos do negócio
Independente de a corretora de seguros ser formada por apenas uma pessoa ou ter vários funcionários, para ser protagonista no mercado ela precisa se estruturar.
Essa estrutura é formada, dentre outros aspectos, pela organização de departamentos que possuem funções específicas dentro da empresa.
A comunicação entre eles deve acontecer da maneira mais livre possível, mas cada um possui tarefas próprias que não devem ser terceirizadas a outros.
Vamos ver quais são esses departamentos agora.
Comercial
O departamento Comercial está muito ligado ao departamento de Marketing e, por isso, muitas vezes os dois formam apenas um departamento com subdivisões.
Enquanto o Marketing é responsável por encontrar e captar novos clientes, o Comercial vai ser o responsável direto pelas vendas de seguros.
É por esse departamento que o cliente será atendido, suas necessidades serão ouvidas e atendidas por meio da oferta do produto certo.
A partir daí, começa a etapa de negociação de preços e condições, buscando sempre um equilíbrio de vantagens para a corretora e o cliente e, por último, o fechamento.
Marketing
O departamento de Marketing trabalha com a finalidade de atrair o máximo possível de clientes (leads) para a corretora.
Para isso, pode haver uma série de estratégias e iniciativas como:
- Alimentar o site da corretora com informações;
- Produzir artigos para o blog do site;
- Produzir, programar e postar conteúdos informativos e interativos nas redes sociais, como vídeos e imagens;
- Patrocinar o tráfego do site em ferramentas como o Google AdSense, etc.
É possível também realizar ações de marketing de maneira offline.
Uma maneira de fazer isso é o corretor oferecer compartilhar sua expertise por meio de palestras a um público específico.
Isso trará reconhecimento e força para o nome da corretora, mas apenas, claro, se for feito de maneira correta.
Operacional
Esse é o departamento em que acontecem a maioria dos processos do dia a dia da corretora, como:
- Contato com seguradoras;
- Emissão de apólices de seguros;
- Acompanhamento do requerimento de apólices, etc.
É importante observar que algumas seguradoras transferem algumas responsabilidades próprias para as corretoras, como fiscalizar o pagamento do seguro.
Além disso, o mais importante de todos os processos é manter contato com os clientes, sempre buscando compreender e atender suas necessidades.
Por isso, é importante resolver tarefas para os clientes que muitos corretores transferem para as seguradoras, como:
- Adesão;
- Exclusão;
- Problemas de pagamento;
- Reembolso, etc.
Dessa maneira, a corretora estará sempre presente na vida do cliente e mostrando a ele seu valor e diferencial no mercado, o que gera lealdade do cliente à empresa.
Financeiro
Essa é área em que o corretor arregaça as mangas e fica longe das vistas de funcionários e clientes.
Aqui, a corretora fará análise do seu desempenho e resultados em um período. Algumas tarefas que esse processo vai incluir são:
- Gestão de fluxo de caixa;
- Saber quais produtos são os mais rentáveis e quais são os menos;
- Realizar pesquisas de satisfação com os clientes para ter controle de qualidade dos serviços oferecidos;
- Gestão de facilities, etc.
Como fazer a análise de crescimento do negócio?
Em primeiro lugar, é extremamente importante que o corretor esteja a par de todos os departamentos e processos do negócio, como vimos acima.
Essa organização será essencial para que se possa comparar períodos da empresa e detectar que tipo de mudanças acarretaram quais resultados.
Além disso, um bom sistema de gestão comercial, em que todas as informações relevantes da corretora estão armazenadas em um só lugar, é uma ferramenta muito importante para análises de desempenho e crescimento.
O próprio sistema de gestão pode gerar relatórios e gráficos que facilitam a visualização dos resultados de um período e fornecem informações que permitem identificar que áreas precisam de intervenção.
Vale a pena instalar processos na corretora de seguros?
Instalar processos na corretora de seguros é a melhor maneira de conseguir obter um crescimento que poderá ser sustentável ao longo do tempo.
Mesmo que a empresa seja formada por uma só pessoa, manter os processos delimitados e organizados ajudará quando houver uma expansão e o número de funcionários aumente.
Por isso, a corretora, independentemente de se quem realiza os processos é uma pessoa ou várias, precisa ter departamentos bem delimitados e tarefas bem definidas.
Se for o caso de o corretor ser a única pessoa na empresa, ele terá que desempenhar a função de todos os departamentos e isso, é claro, levará ao aumento nas horas de trabalho.
É possível que durante a semana o foco seja no departamento comercial e aos finais de semana seja o momento de organizar o financeiro, por exemplo.
De qualquer maneira, é sempre importante instalar processos na corretora de seguros para que o trabalho seja realizado de maneira eficiente e flexível.
Isso ajudará em todos os momentos da corretora, principalmente quando ela estiver em franca expansão.
Se você deseja saber mais sobre esse e outros assuntos, assista a nossa série de vídeos e não se esqueça de deixar seu comentário!
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