A contabilidade digital se apresenta como a evolução dos atendimentos contábeis, e traz uma série de benefícios e atualizações para essa área.
No entanto, embora possa ser o futuro da prestação desse tipo de serviço, alguns profissionais ainda têm dúvidas quanto ao modelo de funcionamento, estruturas necessárias e vantagens de adotar essa prática.
Dessa forma, vale a pena aprender mais sobre o assunto, para ter confiança ao implementar essa nova competência no dia a dia.
Por isso, entenda melhor o que é e como funciona a contabilidade digital de maneira ampla, e quais são os benefícios que acompanham essa inovação.
O que é uma contabilidade digital?
A contabilidade digital é uma nova era da contabilidade, onde a internet, os softwares e as inteligências artificiais são utilizadas a favor da dinamicidade e otimização dos processos realizados pelos contadores.
Dessa forma, ao unir essas tecnologias às atividades rotineiras dessa profissão, as contabilidades e os clientes são igualmente beneficiados.
Isso ocorre, por exemplo, pela execução mais rápida de algumas atividades, sem a dependência um do outro para envio de documentos.
Nesse caso, a utilização de programas conectados à nuvem e com o compartilhamento de documentos importantes otimizam a dinâmica do trabalho.
Relatórios fundamentais, como notas fiscais e movimentações bancárias passam a ser acessados somente por pessoas autorizadas, o que oferece mais segurança, enquanto traz eficiência e gestão de tempo para os clientes e prestadores de serviços.
Como funciona uma contabilidade digital?
A contabilidade digital funciona por meio da utilização de variados softwares, que permitem o compartilhamento de dados entre a empresa contratante e o escritório de contabilidade prestador de serviço.
Inicialmente, a parte contratada já deve utilizar um programa em sua rotina de execução de tarefas.
Dessa forma, permite otimizar as atividades, com menos propensão a erros. Além disso, essas tecnologias são capazes de realizar diversos cálculos mais complexos, facilitando as atividades necessárias.
Enquanto isso, a partir da contratação, o cliente deverá realizar a integração de dados, onde as informações relativas ao sistema financeiro e documentos desse tipo possam ser acessados pela contabilidade.
Embora já seja comum que as contratantes utilizem um sistema de gestão ou ERP, também ocorre a integração dele com o escritório, de maneira que dados como a emissão de notas, compras e vendas estejam de fácil acesso ao contador.
Assim, a contabilidade digital substitui os antigos trâmites de envio de malotes de documentos e contatos excessivos com a prestadora de serviço, uma vez que existe uma plataforma que estará intermediando o contato dos dois, facilitando as ações.
Contabilidade digital x contabilidade online: Quais as principais diferenças?
A contabilidade online pode ser entendida como uma etapa anterior à contabilidade digital, uma vez que ela é realizada por meio da internet. No entanto, visa uma comunicação e entrega de documentos mais rápida utilizando uma plataforma especializada.
Contudo, diferente da contabilidade digital, a contabilidade online apenas recebe documentos fiscais do cliente e repassa ao fisco, sem que exista a automação de procedimentos ou uma melhoria no atendimento e relacionamento empresa-contador.
Em contrapartida, a digital também realizará integrações, porém mais completas e acompanhadas de automação.
Isso permite ao contador a redução de atividades burocráticas e operacionais, o transformando em um parceiro estratégico.
Portanto, mesmo que ambas modalidades utilizem o meio digital para realizar as transações de dados e documentos, a contabilidade digital se mostra como um diferencial de atendimento, relacionamento e possibilidade de entrega de resultados melhores para seus clientes.
Benefícios da contabilidade digital
A contabilidade digital, portanto, apresenta uma série de benefícios quando comparada à tradicional.
Isso ocorre, principalmente, com a ascensão da utilização da internet para as mais diversas transações, facilitando a implementação e adesão a ela.
Contudo, para entender melhor quais são as vantagens dela para sua empresa, vale a pena conhecer um pouco melhor cada uma delas:
Redução de custos
A redução de custos é vista como um dos principais benefícios da contabilidade digital, perceptível em áreas como gastos com materiais físicos, transporte e a contratação.
Com todos os processos digitalizados, não é mais necessário realizar a impressão de vários documentos, reduzindo gastos com papéis e impressoras, além de reduzir a necessidade de espaço para armazenamento.
Além disso, não é preciso ter custos administrativos relativos a colaboradores, como os responsáveis por buscar e levar documentos importantes.
Ademais, outro benefício pontual para as empresas contratantes é a possibilidade de encontrar escritórios de contabilidade digital com preços acessíveis a nível nacional.
Otimização de tempo
Com a utilização dos softwares, várias atividades podem ser realizadas por meio deles, sem a necessidade de que um colaborador realize a inclusão de dados de forma manual para um relatório, por exemplo.
Uma vez que os sistemas e automações têm acessos aos dados da empresa atendida, eles são capazes de preencher e emitir guias, realizar cálculos e criar planilhas apenas ao solicitar com poucos cliques.
Gestão de documentos integrada
A contabilidade digital rompe com a necessidade de espera de envios de documentos, prática fundamental na área e que, caso apresente erros, pode impactar negativamente as empresas.
Isso porque, por meio das integrações e acessos disponíveis em nuvem, o contador tem acesso aos dados para emissão de documentos ou acesso a registros pertinentes, sem a necessidade de contactar pessoas, utilizando apenas os softwares disponíveis.
Diminuição de erros
O fator humano está atrelado à possibilidade de erros, o que é inegável. Dessa forma, com a utilização de programas, a transferência de dados e a realização de cálculos passam a apresentar menos erros.
Isso porque, uma vez que essas tecnologias não incorrem em digitações erradas, esquecimentos, atrasos ou falhas humanas possuem menos incidência, permitindo que as empresas tenham ainda mais confiança no serviço prestado.
Atendimento otimizado
A utilização de um sistema de gestão contábil permite que as empresas tenham acesso aos contadores das mais variadas formas, como:
- e-mail;
- chat online;
- vídeos;
- áudios.
Dessa forma, o contato é desburocratizado e otimizado por meio de sistemas e consultas ainda mais ágeis para a elaboração da resposta necessária.
Segurança de processos garantida
Por fim, embora existam riscos com o compartilhamento de dados e documentos pela internet, isso não se torna uma desvantagem para a contabilidade digital.
Afinal, as plataformas estão cada vez mais robustas, e possuem sistemas de segurança que não permitem a entrada de terceiros aos dados integrados.
Além disso, os documentos e as informações ficam disponíveis por longos períodos, uma vez que não sofrem com ações do tempo.
Assim, o histórico das empresas fica resguardado, permitindo consultas com poucos cliques, com a segurança garantida por criptografias, backups e sistemas antivírus e ataques cibernéticos.
Quando vale a pena contar com uma contabilidade digital?
A utilização da internet para a desburocratização de processos acontece cada vez mais rápido, e a contabilidade digital apresenta diversas vantagens de utilização nesse sentido.
Contudo, as análises para a adesão deste serviço podem considerar o orçamento disponível para a realização da contratação.
Isso porque a despesa pode ser um pouco mais elevada do que a contabilidade comum, embora seja mais eficiente e ágil.
Outro fator que pode ser analisado para decidir o momento ideal para a contratação desse serviço é a necessidade contábil do seu negócio.
Afinal, é possível estar em um momento onde apenas o acompanhamento mais básico é o suficiente.
Ou, ainda, a empresa se encontra em um período onde o valor agregado de consultorias e assistência individual podem ser mais interessantes para se diferenciar no mercado.
No entanto, a contabilidade digital mostra-se como o futuro da contabilidade, onde as vantagens superam as características dos escritórios comuns, mostrando a possível urgência em se buscar esse novo modelo de serviços.
Dessa forma, vale a pena considerar a implementação dessa novidade, e acompanhar as inovações da área no segmento virtual.
