Ter um escritório virtual pode ser muito útil para sua empresa. Em uma era cada vez mais conectada, acompanhar as mudanças e atualizações tecnológicas é fundamental para o sucesso da corretora de seguros.
Hoje em dia, esses escritórios virtuais surgem como mais uma alternativa para ajudar profissionais autônomos, mas também podem se consolidar como a sede de negócios que pretendem expandir e manter o profissionalismo no longo prazo.
Mas como dar o pontapé inicial para abrir seu escritório virtual? Quais as vantagens que ele traz para sua corretora de seguros? É mesmo mais econômico? Essas dúvidas são bastante normais, principalmente se você nunca ouviu falar sobre o assunto com profundidade.
Neste caso, continue conosco até o fim do conteúdo para entender não somente o que é um endereço fiscal, mas para ser capaz se essa opção pode se tornar viável para o seu empreendimento.
Vamos lá?
O que é um escritório virtual?
O escritório virtual basicamente é a contratação de um endereço comercial para que sua empresa seja registrada na junta comercial e tenha um endereço considerado “empresarial” aos olhos dos seus clientes e fornecedores.
Essa opção conta com diferentes recursos que vão desde o aluguel do endereço em questão ao recebimento de correspondências ou atendimento telefônico em nome da sua corretora de seguros, por exemplo.
Por isso, a contratação do escritório virtual pode ser feita de forma personalizada, para que seja oferecido “módulos” do negócio de forma simples e direta.
O Escritório virtual existe mesmo?
Mas então esse escritório “não existe” no mundo físico? Não exatamente.
Você paga uma quantia por mês para fazer uso daquele espaço para objetivos específicos, mas toda a sua prestação de serviço se dá de forma online.
Com a necessidade de implementar o home office por conta do isolamento social, muitas empresas se viram obrigadas a repensar sua forma de trabalho. Algumas, inclusive, nem pretendem retornar aos escritórios físicos. Outras vão optar pelo modelo híbrido, aquele onde parte do serviço é realizado no escritório e outra no home office, sabe?
Partindo deste princípio, os escritórios virtuais são bem interessantes para quem precisou fechar a empresa, ou deseja economizar com despesas fixas e funções administrativas.
Logo, a ideia é que a sua corretora de seguros continue formalizada, com CNPJ ativo e um endereço comercial e fiscal que não seja o mesmo da sua residência.
Afinal, essas informações legais são públicas e é muito fácil encontrá-las na internet. Não soa tão profissional ter seu escritório em casa, não é?
Mas você sabe por que ter um endereço comercial atualmente? É o que te contamos a seguir.
Qual a importância do escritório virtual nos dias de hoje?
Certamente você já percebeu que quem não tem um site institucional ou mídias sociais ativas e atualizadas está fora do mercado, não é? O mundo hoje é digital e não seria diferente para as corretoras de seguros. Tanto que, hoje, muitas optaram por oferecer esse serviço somente pela internet.
Porém, dependendo do seu segmento ou do tipo de persona que deseja atender, seu estabelecimento só conseguirá passar veracidade aos olhos do público se o endereço estiver dentro dessas plataformas.
Neste caso, o escritório virtual é mais do que necessário. Afinal, além de transmitir maior profissionalismo, é possível proteger os seus dados residenciais na internet sem grandes problemas.
Por isso, ter um escritório virtual traz a resolução para alguns problemas que quem não quer ter um ponto comercial precisa:
- Economia de despesas com ponto físico próprio;
- Possibilidade de trabalho em um coworking individual ou compartilhado;
- Ponto comercial para gerar credibilidade;
- Estrutura para setor de atendimento;
- Possibilidade de contratação de equipes em outras cidades;
- Melhor estrutura para trabalhar no universo do empreendimento digital;
- Atendimento às questões fiscais.
Como funciona um escritório virtual para corretores de seguros?
Quem pretender contar com a solução de um escritório virtual para corretores de seguros, primeiramente precisa escolher a localidade. E esse pode ser um ponto crucial que determinará a dinâmica do seu negócio.
Dependendo dos seus clientes, eles podem querer visitar o seu espaço. E neste caso, escolher um ambiente que tenha uma sala de reunião inclusa pode ser fundamental para garantir maior profissionalismo e preparo diante da empresa.
No entanto, para não pagar imposto duplicado, muitas corretoras de seguros optam por abrir na mesma cidade onde o tomador de serviço está.
Com o local definido, o próximo passo é pesquisar e entrar em contato com uma empresa de coworking que já oferece o serviço para fechar um valor mensal. Por lá, eles têm toda a estrutura disponível, seja de estrutura quanto de pessoal.
E essa contratação do escritório virtual pode ser apenas do endereço fiscal, ou soluções contando com a estrutura que o ambiente seja capaz de proporcionar e que faça sentido para você como empreendedor.
Principais serviços oferecidos em um escritório virtual
Uma das principais dúvidas dos corretores de seguros que querem abrir um escritório virtual são os serviços oferecidos.
Entre os principais e de maior destaque, podemos mencionar:
- Recepção própria;
- Recebimento e transferência de ligações telefônicas:
- Anotação e repasse de recados;
- Recebimento de correspondências;
- Serviço de agenda compartilhada;
- Serviço de 0800 exclusivo;
- Endereço para registro de CNPJ;
- Estação de trabalho compartilhada e individual;
- Ambiente para reuniões privativas;
- Entre outros.
Quais as diferenças entre endereço fiscal e escritório virtual?
Mesmo que os dois tipos de serviços sejam similares, existem algumas particularidades importantes entre os dois serviços que são necessárias de entender.
Na prática, o endereço fiscal é aquele que consta em todos os documentos oficiais da empresa e que você usa para funções tributárias e notificações. Ele está no seu CNPJ e nos alvarás. Basicamente, é a prova que o cliente vai ter que a sua corretora de seguros existe.
Já o escritório virtual oferece mais serviços, como já te contamos ali em cima. É o espaço de coworking com objetivos fiscais, mas que também pode ser utilizado em conjunto com outras soluções ofertadas, como vimos anteriormente.
Quais os benefícios de um escritório virtual?
Até aqui você descobriu o que é esse tipo de escritório e como montar um para sua corretora de seguros. Mas será que compensa mesmo?
Para não ficar com o pé atrás na hora de fechar com a empresa de coworking, veja agora alguns benefícios:
Economia de gastos
Nessa modalidade, sua corretora de seguros paga um valor mensal e não se preocupa com outras despesas relacionadas a um espaço físico.
Além disso, é possível terceirizar serviços, como recepção e recebimento de correspondências, para que sejam contratados apenas de acordo com as necessidades da empresa.
Alguns lugares também contam com serviços de motoboys para facilitar a entrega de documentações ou para resolver problemas de maneira mais ágil.
Para saber se compensa investir, é fácil: coloque no papel todas as despesas com aluguel de cômodo comercial, água, energia, limpeza, funcionários e outros pontos que um ponto físico requer.
Depois disso, é só comparar com o que é cobrado pelo coworking. A diferença pode te surpreender, principalmente se estiver iniciando a sua empresa agora.
Linha exclusiva para o seu estabelecimento
O atendimento telefônico personalizado é outro benefício que o escritório físico oferece.
Certamente, tendo uma empresa em casa é inviável parar o trabalho de tempos em tempos para atender aos clientes. Você não dá conta de tudo e nem esperamos que seja assim. As tarefas precisam ser divididas e, por menor que seu negócio seja, o consumidor merece um atendimento humanizado.
No coworking, você tem um número específico para sua empresa. Quem está longe sequer sabe a diferença entre uma empresa própria e o seu escritório virtual, mas você se beneficia com a qualidade de atendimento que sozinho você não conseguiria fazer.
Muitos espaços disponibilizam além do atendimento profissional, um número 0800 e a anotação e repasse dos recados dos clientes ou fornecedores que entram em contato com sua corretora de seguros.
Tudo de maneira simples, rápida e bastante profissional aos olhos do seu cliente.
Terceirização de funções administrativas
Se você já contratou profissionais no regime trabalhista tradicional, sabe de todos os encargos e tributos envolvidos. Entretanto, com o escritório virtual, é possível terceirizar funções administrativas sem descapitalizar o fluxo de caixa da empresa de forma abrupta.
Quando você for contratar um desses espaços, é bom se certificar do que está incluso no pacote e o que de extra é possível contratar para oferecer uma experiência completa no seu escritório virtual para corretores de seguros.
Espaço empresarial
Engana-se quem pensa que o espaço de coworking é uma mistura de empresas que só ocupam o mesmo espaço. As delimitações são bem definidas e há, ainda, a possibilidade de receber clientes no endereço.
Salas de reuniões são disponibilizadas para que o escritório virtual para corretor de seguros ofereça um ambiente profissional para as discussões profissionais.
Gestão de correspondência
Uma das grandes vantagens do escritório virtual é que suas correspondências nunca ficam perdidas ou sem resposta. Os profissionais dedicados exclusivamente nessa parte de gestão.
Ao receber essas correspondência, os profissionais do escritório virtual oferecer a opção de você retirá-la no local, digitalizada ou escolher um endereço para entrega.
Principais dúvidas sobre um escritório virtual para corretores de seguros
Agora que você já entendeu quais são algumas das principais facilidades e benefícios de um escritório virtual, certamente algumas dúvidas devem estar passando pela sua cabeça.
Buscando saná-las de forma simples e descomplicada, reunimos abaixo algumas das que a Uphold mais recebe dos clientes ao longo do tempo. Confira abaixo para saber se alguma delas é a sua!
Qual o valor médio desse serviço?
Infelizmente, para essa pergunta não existe uma resposta certa. Tudo vai depender das suas metas, objetivos e necessidades.
O primeiro passo para pesquisar sobre preços, é preciso analisar o bairro e a cidade onde fica o coworking. Geralmente, esses escritórios virtuais ficam em áreas mais centrais.
O pacote que você pretende contratar também influencia diretamente nesses valores cobrados. É possível encontrar endereços comerciais por 30 reais mensais, acredite. Mas se você quiser o endereço fiscal e outros serviços administrativos, o valor vai subir.
Entretanto, podemos dizer que levando em consideração a cidade de São Paulo, por exemplo, é possível encontrar endereços fiscais a partir de R$ 59, como soluções mais robustas por R$ 1000.
A contratação de um escritório virtual é segura?
Sim, fazer a contratação de um escritório virtual é uma das formas mais seguras de se trabalhar atualmente no universo digital e com o home office em pauta.
Inclusive, a maioria das empresas de coworking são sérias e confiáveis, já que elas entendem a sua importância e função para auxiliar a vida dos empreendedores de modo geral.
Mas, se você não se sente totalmente seguro com essa solução, tente pesquisar a reputação da empresa ou até mesmo conversar diretamente com quem tem uma empresa naquele espaço. Essa é uma boa forma de começar seu escritório sem ter o pé atrás.
Onde encontrar esse serviço?
Para encontrar esse serviço, basta buscar na internet sites que oferecem espaços cadastrados de escritórios virtuais em várias cidades do país, com os valores mais variados possíveis.
Algumas delas são geridas por empresas que atuam no mundo todo.
Quando a contratação de um escritório virtual vale a pena?
A contratação de um escritório virtual compensa para empresas de prestação de serviços, como corretoras de seguros, quando não há necessidade do trabalho 100% presencial.
Tendo um endereço físico para questões fiscais e tributárias, é possível ter mais credibilidade frente aos clientes, terceirizar serviços administrativos e ter uma gestão de telefonemas e correspondências.
Quem já teve um ponto físico, gasta menos com despesas fixas e pessoal. E quem não quer economizar sem perder o profissionalismo, não é?
Tendo seu escritório virtual acertado, agora só falta aprimorar suas estratégias de vendas online. Dá para começar ainda hoje!
