Gerenciadores de Tarefas – Quais os melhores do mercado? - Uphold
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Gerenciadores de Tarefas – Quais os melhores do mercado?

Se você procura novas formas de otimizar os processos do seu negócio, considerar a implantação de um gerenciador de tarefas pode ser bastante eficaz para o seu fluxo de trabalho diário.

Antigamente, o planejamento estratégico das empresas era projetado de forma manual, com arquivos, organogramas e registros físicos.

Contudo, nem sempre esse método resultava em uma correta organização dos processos, deixando de reduzir custos, além de consumir consideravelmente o tempo livre da equipe e a produtividade de modo geral.

Nos dias de hoje, as empresas contam com soluções modernas para realizar esse planejamento, investindo em atividades mais simples, sempre de maneira organizada e assertiva.

Pensando nisso, a Uphold Contabilidade traz um pouco sobre os melhores gerenciadores de tarefas do mercado, qual sua importância e como utilizar essas plataformas para otimizar seu negócio.

O que é um gerenciador de tarefas?

Um gerenciador de tarefas é uma plataforma, ou software, que oferece ferramentas para organizar, gerenciar, atribuir, listar e executar diferentes atividades.

Esse serviço foi elaborado como uma tentativa de otimizar as rotinas diárias de um negócio, simplesmente pode ser implantado para um melhor gerenciamento pessoal.

Cada plataforma conta com uma série de funcionalidades para ajudar neste processo que, ao longo do tempo, se tornará contínuo e automático.

O primeiro passo

Podemos dizer que a primeira etapa da implantação de um gerenciador de tarefas, é o de justamente definir as atividades a serem realizadas, como:

  • Definir datas de entrega;
  • Atribuir funções;
  • Monitorar o andamento das tarefas.

Além disso, um gerenciador de tarefas também permite que mais de uma pessoa tenha acesso a esse planejamento, facilitando o desenvolvimento do trabalho e a sua visualização como gestor.

Qual a importância do gerenciador de tarefas?

Em suma, o gerenciador de tarefas é uma alternativa para que seu negócio tenha um planejamento estratégico mais organizado.

Atividades cotidianas, que não dependem de um planejamento aprofundado, podem ser igualmente monitoradas, além do acompanhamento de prazos e andamento do projeto.

E muitas vezes, pode parecer difícil realizar o gerenciamento de um grande projeto. Porém, quando se divide em pequenas tarefas, sua visualização se torna mais acessível.

Essa é apenas uma das soluções que o gerenciador de tarefas pode proporcionar para a empresa.

Automatização de processos

Além disso, ele permite a automatização do fluxo de trabalho, permitindo uma organização prática e visual, através de post-its, lembretes e divisões coloridas.

Ou seja, vários colaboradores podem trabalhar em uma mesma atividade, acompanhando seu andamento em tempo real, cumprindo tarefas e analisando o que precisa ser feito.

Funcionalidades

As plataformas também contam com funcionalidades como alerta de atrasos, que diminui erros e a necessidade de estender o prazo do projeto.

Ainda, com um gerenciador de tarefas, a empresa pode utilizar os dados de cada projeto para analisar quesitos como produtividade, agilidade e dificuldades da equipe, por exemplo.

Como aplicá-lo na rotina do negócio?

Apesar das dificuldades que algumas empresas podem encontrar na hora de implementar o gerenciador de tarefas, é necessário que esse processo aconteça de maneira gradual para que todos possam se habituar de maneira conjunta.

Cada plataforma dispõe de uma série de funcionalidades, então o primeiro passo é encontrar uma que atenda as necessidades da sua empresa.

Inclusive, muitos softwares possuem tutoriais, facilitando bastante a interatividade e a eficiência da implantação e usabilidade no cotidiano.

Por isso, separamos algumas dicas que podem ajudar a aplicar o gerenciador de tarefas no seu negócio:

1. Integralize a comunicação de todo o setor

Primeiro, determine qual o setor que vai utilizar a plataforma e quais as atividades realizadas que vão precisar de monitoramento.

E, principalmente, quais os colaboradores que terão acesso ao gerenciador, todos os funcionários, ou apenas os que participam de projetos específicos.

Assim, será mais fácil proporcionar a integração da comunicação desse ambiente.

Para obter bons resultados com esse método de gerenciamento, é fundamental estabelecer uma boa interlocução entre o setor. Dessa forma, a adaptação se torna mais assertiva, tornando um hábito o uso da plataforma.

2. Anote todas as tarefas e etapas de projeto

Para aplicar o gerenciador de tarefas na rotina do seu negócio, é importante passar a anotar todas as tarefas e etapas de cada projeto.

Assim, os colaboradores poderão se habituar ao novo processo da empresa, além de conseguirem otimizar o fluxo de trabalho e o planejamento das atividades de maneira simplificada.

No início, para adequar o processo, descreva todos os processos que achar necessário, até mesmo para analisar o funcionamento da plataforma.

Distribua post-its, atribua atividades, marque rotinas concluídas e estabeleça prazos para cada operação.

Desta maneira, sua equipe passará a ter maior contato com os gerenciadores de tarefas e passarão a se familiarizar com a nova rotina implantada.

3. Incentive a modernização de atividades simples

Por fim, procure incentivar os colaboradores do seu negócio a modernizarem as atividades mais simples.

Como, por exemplo, deixar de anotar um recado ou uma tarefa no papel e fazer isso na plataforma.

Ou a organização do fluxo de trabalho e a comunicação com outros integrantes do projeto.

Dessa forma, se tornará um hábito adotar o gerenciador de tarefas como a plataforma de controle das rotinas, agilizando, cada vez mais, os processos.

Os melhores gerenciadores de tarefa do mercado

Existem diversas opções de gerenciadores de tarefa no mercado, gratuitos e pagos, com diferentes funcionalidades para adaptar a sua empresa.

Asana

O Asana é um dos mais populares e mais completos gerenciadores de tarefas do mercado digital.

Através dele, é possível criar equipes para projetos públicos e privados, com sala de chat, painéis e calendários.

Importante ressaltar que é possível iniciar testes com a ferramenta de maneira gratuita, fazendo a assinatura do plano básico.

Ao sentir a necessidade de aperfeiçoar os seus processos, poderá escolher em assinar os diferentes planos pagos à disposição do usuário.

Trello

Apesar de possuir menos funcionalidades que o Asana, o Trello também é bastante popular e costuma ser um dos sistemas mais utilizados entre micro e pequenos negócios.

Seu carro-chefe são os cartões de atividades, que podem ser movidos e alterados de acordo com o projeto.

Ele também é ótimo para planejamentos individuais, levando em consideração a possibilidade da criação de quadros específicos e compartilhados com pessoas selecionadas.

Evernote

O Evernote possui funcionalidades semelhantes às demais plataformas do mercado. Entretanto, podemos dizer que ele costuma ser mais usado como um gerenciador de blocos de notas.

Basicamente, você poderá organizar seus insights, tarefas e até mesmo pautas de reunião em um único lugar.

Além disso, é possível incluir documentos em Word, PDF, escanear e salvar arquivos com o software.

Para começar a usar, você e sua equipe poderão se cadastrar no plano pago, e ao sentir necessidade poderão migrar para algumas das soluções pagas, como as versões Premium ou Business.

Vale a pena trabalhar com um gerenciador de tarefas na sua empresa?

O gerenciador de tarefas surgiu como uma solução para melhorar a organização das rotinas de empresas, buscando maior produtividade e melhores resultados.

Nos dias de hoje, seguir com a automatização de processos é uma das alternativas mais interessantes para o mundo dos negócios.

Por isso, é importante utilizar uma plataforma que ajude a planejar e monitorar cada atividade.

Adotar um gerenciador de tarefas pode intensificar o fluxo de trabalho da sua empresa, diminuir atrasos de projetos e centralizar operações de pequenas empresas ou para gerenciar o seu negócio, mesmo que você seja o único colaborador no momento.

E por falar nisso, você sabe o que é pejotização? Ela pode ser a solução para formalizar suas atividades profissionais.

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