A gestão de contratos para corretores de seguros representa um conjunto de ações essenciais para o bom funcionamento de um negócio dessa área.
Embora documentos façam parte do dia a dia de uma empresa, é comum que prazos ou cláusulas sejam desobedecidas eventualmente.
Mas para que isso não aconteça, os corretores podem implementar algumas ações.
Se você deseja saber mais sobre os benefícios da gestão de contratos para o seu negócio, continue lendo este artigo que a Uphold Contabilidade preparou para você.
O que é uma gestão de contratos para corretores de seguros?
Uma gestão de contratos para corretores de seguros é um conjunto de ações e estratégias que garantem que um acordo celebrado entre empresa e clientes seja cumprido integralmente.
O corretor de seguros é um profissional que lida com diversos documentos contratuais e apólices no seu dia a dia.
Afinal, são esses documentos que especificam as condições, garantias, prazos e valores de determinado serviço.
Mas com o fluxo de trabalho, nem sempre é possível acompanhar todas as etapas de um contrato, o que pode resultar em sanções, multas, renegociações e a perda de clientes.
Portanto, o objetivo deste tipo de gestão é administrar de perto a execução de cada cláusula de um documento, o que possibilita tomar decisões mais assertivas e reduzir os prejuízos.
Ela também garante que as informações dos contratos estejam sempre atualizadas e disponíveis para consultas, bem como o cumprimento de prazos.
Qual a importância de uma boa gestão de contratos para corretores de seguros?
Uma das metas de qualquer empresa na área securitária é ampliar sua cartela de clientes e fazer bons negócios.
Mas se ela não cumpre com suas obrigações, garantidas por meio de contratos, acaba sendo mal vista não só pelo público, como também pelo mercado.
Dessa forma, a gestão de contratos para corretores de seguros é fundamental para garantir, entre outras coisas, que:
- Trabalho de excelência;
- Segurança jurídica aos contratos;
- Cumprimento da legislação;
- As cláusulas estejam de acordo com as necessidades e pedidos dos consumidores;
- Cumprimento dos prazos.
Além disso, os corretores precisam saber quando o seguro veicular ou de vida de determinado cliente está chegando ao fim.
Só assim poderão negociar uma renovação ou apresentar um outro serviço que atenda suas necessidades.
Nesse sentido, a boa gestão de contratos para corretores de seguros é importante para assegurar que a empresa conquiste seus objetivos.
Isso faz com que todos acabem seguindo os trâmites contratuais e passem a zelar pela boa relação com clientes e parceiros.
Principais objetivos de uma gestão de contratos para corretores de seguros
As ações e estratégias desse setor visam, sobretudo, melhorar o desempenho e produtividade de um negócio, mas não é só isso.
Confira a seguir todos os objetivos da gestão de contratos.
1. Segurança jurídica durante a gestão de contratos para corretores de seguros
O principal objetivo desse tipo de administração é assegurar que o negócio seja resguardado em casos de algum descumprimento pelas partes que celebraram o acordo.
Dessa forma, seu papel é assegurar que as cláusulas sejam redigidas indicando exatamente o que as partes desejam e tudo o que foi combinado anteriormente.
Esse documento tem validade fiscal e jurídica, podendo ser usado como uma prova fiel das negociações e compromissos assumidos entre as partes.
2. cumprimento de prazos
A gestão de contratos para corretores de seguros também deve se atentar não só ao cumprimento de todos os prazos, mas também dos valores e exigências acertadas previamente em cada documento assinado.
Além das multas e sanções, a quebra contratual ainda pode prejudicar a imagem do corretor ou de seu negócio junto ao cliente e às empresas parceiras.
Ninguém quer negociar com quem não consegue executar o que está documentado.
Nesse sentido, um dos papéis da gestão é manter a confiança entre os indivíduos através do desenvolvimento de um bom trabalho.
3. Controle de renovação de apólices
Uma pessoa contrata um seguro veicular visando o ressarcimento e proteção diante de possíveis danos, como acidentes ou roubo.
Se ela continuar com o carro, provavelmente terá interesse em renovar sua apólice.
Desse modo, a boa gestão de contratos para corretores de seguros também precisa acompanhar os documentos que estão perto de vencer, para então propor novos serviços aos clientes.
4. Identificação de necessidades do cliente
Para melhorar a comunicação com o público alvo, a gestão de contratos ainda tem como objetivo identificar quais as necessidades do cliente através do bom atendimento.
Acompanhar o que acontece no cenário político, social e econômico também ajuda a apresentar o melhor produto.
Um sinal disso, é o crescimento pela busca de seguros, principalmente o de vida.
De acordo com a Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), em junho de 2020, por exemplo, o setor de corretagem de seguros registrou alta de 32,9% em relação ao mês anterior.
Esses dados reforçam ainda mais a importância desse tema dentro da sua corretora de seguros.
5. Melhoria na comunicação direta com o consumidor
Por fim, a gestão de contratos para corretores de seguros trabalha para melhorar a comunicação direto com os clientes.
As ações e estratégias do setor devem esclarecer todas as dúvidas e questionamento do consumidor.
Etapas de uma gestão de contratos para corretores de seguros eficiente
Documentos contratuais tem um ciclo de vida longo, ou seja, eles são redigidos e passam por diversas etapas até serem encerrados.
Logo, é papel dos corretores acompanhar todas essas fases para que a gestão seja mais eficiente.
Pensando nisso, separamos algumas fases importantes para que você consiga ter uma gestão de contratos para corretores de seguros longeva e estratégica.
1. Planejamento
O primeiro passo da gestão de contratos para corretores de seguros é identificar o objeto do acordo e os requisitos para a sua elaboração.
É preciso levantar as seguintes informações, independente da finalidade ou uso do documento:
- Dados pessoais da parte interessada;
- Objetivos;
- Riscos;
- Direitos e obrigações de ambas as partes;
- Sanções em caso de descumprimento do acordo;
- Prazos.
Só depois desta etapa será possível redigir as cláusulas que farão parte do contrato.
Geralmente, quando não existe um departamento específico, o levantamento de dados é feito pelo departamento jurídico, financeiro ou comercial da empresa.
2. Redação
Com as informações apuradas, a próxima fase da gestão de contratos para corretores de seguros é a elaboração do documento.
Normalmente o fluxo desses documentos em uma corretora é alto, portanto, não faz sentido redigir um do zero para cada cliente.
Dessa forma, o mais indicado é ter um modelo padrão para cada segmento, seja ele de viagem, vida ou veicular.
O departamento jurídico pode auxiliar na confecção do contrato padrão, entretanto, esse é apenas um modelo que ainda passará por aprovação e revisão.
3. Aprovação
Nesta etapa, ambas as partes leem a primeira versão do contrato para depois aprová-la.
Logo, empresa e cliente podem discutir determinadas cláusulas ou prazos até que cheguem em comum acordo.
Sendo assim, possuir um canal de comunicação eficiente fará com que a aprovação não demore mais que o necessário.
Pode ser um telefonema, Whatsapp ou uma plataforma própria.
Depois de aprovado, é importante que o setor jurídico analise o contrato mais uma vez à procura de brechas e só então ele siga para a próxima etapa.
3. Assinatura
Após assinado por ambas as partes, o documento passa a ter validade jurídica.
Por isso, é fundamental que a empresa e os clientes o analisem minuciosamente nas etapas anteriores.
4. Execução
Essa fase varia de acordo com as condições estabelecidas pelas cláusulas do acordo.
Nesse sentido, se o documento tem como objeto a proteção veicular, ele pode passar a valer no mesmo dia da assinatura, caso o cliente ainda não possua um veículo segurado.
Já a apólice de um seguro viagem vale durante o prazo definido pelo cliente, normalmente com início no dia do embarque aéreo.
A partir deste momento, o descumprimento de qualquer cláusula resulta em sanções, multas e até ações judiciais.
Por isso é tão importante que a gestão de contratos para corretores de seguros acompanhe a execução de perto.
5. Armazenamento
Os contratos de uma corretora de seguros precisam ser armazenados em segurança, pois possuem validade fiscal e jurídica.
Por outro lado, eles também precisam ser encontrados com facilidade e a qualquer momento, sempre que necessário.
Além disso, mesmo que o prazo do documento tenha sido encerrado, é importante mantê-lo arquivado para eventuais consultas ou até mesmo para proteção em caso de processos judiciais.
6. Acompanhamento
É importante que a gestão de contratos para corretores de seguros acompanhe a execução do documento, afinal, pode acontecer imprevistos no decorrer dessa etapa.
As mudanças nas regras de uma instituição bancária ou o cancelamento da viagem podem exigir alterações no documento.
Portanto, manter o contato com a outra parte é essencial durante essa fase, que também evita perda de prazos, penalidades e até mesmo renovações desnecessárias.
7. Gerenciamento de produtividade
Por fim, a equipe responsável por gerenciar os contratos deve analisar como foi o desempenho do acordo firmado.
Nessa etapa, também é importante observar os pontos que podem ser melhorados.
Isso ajuda o negócio a se atualizar constantemente, bem como evitar situações que geram prejuízos e falhas na comunicação com o público.
Os corretores também podem verificar com frequências outros indicadores de desempenho para melhorar sua atuação.
Vale a pena implantar uma gestão de contratos na corretora de seguros?
Uma boa gestão de contratos é um conjunto de estratégias que traz inúmeras vantagens para a empresa, como redução de custos, padronização de documentos, reduz a inadimplência, minimiza custos, entre outros.
Mesmo que os corretores estejam acostumados a fechar acordos, focar em melhorias garante boas negociações e resultados a longo prazo.
Agora, se você deseja investir nessas ações e, assim, se destacar no mercado, entre em contato com a Uphold Assessoria Contábil e saiba como podemos te ajudar.
