Uma das maneiras mais eficientes para gerir as tarefas cotidianas e manter uma boa cultura organizacional da empresa, é utilizar um organograma para corretores de seguros.
Essa ferramenta já é bastante conhecida no meio empresarial, justamente por contribuir para a otimização das funções dentro do ambiente de trabalho.
Para as corretoras de seguros, se utilizar desse mecanismo também é extremamente válido. Afinal, como toda empresa que quer estar no topo, ter uma organização impecável é uma das chaves para a construção do sucesso.
Por isso, se você ainda não inseriu um organograma de funções dentro do seu negócio, essa é a hora de fazer isso e nós queremos te ajudar.
A UpHold Contabilidade preparou um guia exclusivo que vai te ensinar como montar um organograma para corretores de seguros que pode otimizar a sua estratégia e trazer ainda mais vantagens ao seu negócio e aos seus clientes.
O que é um organograma para corretores de seguros?
O organograma para corretores de seguros é uma ferramenta de gestão organizacional fundamental dentro de uma empresa.
Por meio de sua utilização, é possível ordenar com mais exatidão e eficiência os grupos e os departamentos, atribuindo funções específicas, e acompanhar os resultados passo a passo.
Um organograma visa, efetivamente, definir as tarefas e as etapas para a conclusão de um projeto.
Sua demonstração clara e objetiva contribui para que todos os colaboradores da empresa saibam exatamente qual a sua função e a realizem da maneira mais eficiente e proveitosa possível.
Nas corretoras de seguros, os organogramas têm a mesma função.
No entanto, por trabalhar com a venda de um produto muito específico e delicado, utilizá-lo dentro da sua estratégia pode ser o diferencial para garantir que o seu serviço terá muito mais valor diante dos clientes.
Os seguros exigem o conhecimento de detalhes, bem como os consumidores têm diversas dúvidas sobre os mesmos.
Além disso, podemos inserir o perfil de cada um desses clientes como um ponto extra de análise pelos corretores, antes de efetivar uma venda.
Logo, um processo com tantas etapas que exigem atenção e dedicação, pode gerar atraso ou, em certos casos, pequenas confusões que comprometerão o resultado final do seu trabalho.
Então, se a sua expectativa é prospectar com mais eficiência e converter mais vendas, é essencial criar uma dinâmica bem definida.
E isso pode ser alcançado com mais facilidade, ao utilizar um organograma para corretores de seguros. Inclusive, ele pode te ajudar com os indicadores de desempenho da sua empresa.
Quais são os principais setores de uma corretora de seguros estruturada?
Compreendido o que é um organograma, agora podemos falar mais sobre como ele é eficiente dentro de uma corretora de seguros.
Essa é uma empresa que, tal qual outras, também possui uma estrutura de departamentos bem definida.
Efetivamente, uma corretora tem as seguintes áreas de ação interna:
- Prospecção;
- Vendas;
- Renovação;
- Marketing;
- Administrativo;
- Financeiro e;
- Recursos Humanos.
Com tantos departamentos e com colaboradores atuando em cada um deles.
Não seguir uma estratégia de ação pode ocasionar, como já dissemos, em um planejamento mal definido, que não trará os resultados esperados.
Então, vale a pena entender um pouco mais sobre esses departamentos e como um organograma para corretores de seguros pode contribuir para um plano de ação mais assertivo.
1. Prospecção
O setor de prospecção é um dos mais importantes dentro de uma empresa, pois ele, efetivamente, é quem mapeará e selecionará os possíveis clientes para o seu produto.
Para tanto, é necessário estudar o mercado e verificar quem e como são esses clientes, quais são os seus desejos, suas dores e, principalmente, suas expectativas.
Sendo assim, ter uma estrutura de funções bem definida pode contribuir para uma ação mais direta e inteligente.
Por exemplo, se dois colaboradores contactarem o mesmo possível cliente, isso pode gerar atritos ou, até mesmo, causar desinteresse pelo produto devido à insistência.
Além disso, também demonstra uma certa desorganização dentro do seu negócio que, acredite, será notada pelo consumidor.
2. Vendas
O segundo setor do qual trataremos, e que está diretamente relacionado ao de prospecção, é o de vendas, que irá efetivar a conversão.
Então, essa equipe é a que irá abordar o interessado e demonstrar todos os benefícios do seu produto, visando que ele aceite o contrato.
Sem uma gestão de função bem definida, como será esse contato? Indo além: o vendedor está preparado para essa tarefa, com todas as informações que precisa para essa abordagem?
A área de vendas é muito ampla dentro de uma empresa, inclusive nas corretoras de seguros.
Facilmente o colaborador pode transitar entre outros departamentos, em busca do objetivo final, que é converter.
No entanto, isso pode causar uma interferência negativa nos outros setores, o que ocasionará em uma má execução do plano final.
Quer um exemplo? Imagine que um vendedor abordou um cliente prospectado e deu informações que não caberiam ao seu setor, mas sim ao financeiro, as quais ele não tinha profundo conhecimento.
Isso poderá ocasionar um problema enorme para os dois departamentos e gerar, inclusive, a perda do contrato ou situações desgastantes entre os colaboradores.
3. Renovação
O setor de renovação faz parte da tríade que se relaciona diretamente com o consumidor. Ele é responsável por contatar e renovar contratos já firmados.
Os responsáveis pela renovação precisam estar em consonância com a política da empresa e, acima de tudo, saber o máximo possível sobre o cliente, sobre o produto e como convencê-lo a continuar o contrato.
Logo, são responsáveis por emitir informações concretas e objetivas, sempre com muita persuasão e rapidez, para solucionar as dúvidas com a maior presteza possível.
Além disso, é seu dever acompanhar o processo até a assinatura do contrato.
Essas bases só conseguem ser estruturadas quando ele conhece a sua função e se dedica a ela.
4. Marketing
Em algumas corretoras de seguros, há um setor de marketing, que é o responsável pela veiculação de propagandas e criação de anúncios que trarão visibilidade à empresa.
Ele é considerado um departamento de apoio, que trabalha em conjunção com outras áreas do negócio, como vendas e prospecção.
É justamente essa conexão que pode trazer riscos ao plano de ação, caso não haja um organograma de tarefas bem definido.
Uma ação de marketing precisa estar bem alinhada com os setores relacionados, para que não seja infrutífera ou gere custos para a organização.
5. Administrativo
Dentro de um organograma para corretores de seguros, o setor administrativo ocupa uma posição de destaque.
É ele o responsável por gerir contratos, apólices, endossos e, até mesmo, faturas, além de organizar e emitir documentos e acompanhar propostas que foram convertidas.
Logo, é fácil compreender que o departamento administrativo é um dos pilares do organograma para corretores de seguros.
Se ele não atua com exatidão ou não recebe as informações corretas, dentro de um prazo hábil, todos os outros setores terão um impacto negativo.
Por isso, não é incomum que o departamento administrativo seja o responsável, também, por acompanhar as etapas impostas no cronograma e, assim, determinar a eficiência do processo.
6. Financeiro
O setor financeiro é o responsável por toda a movimentação de dinheiro dentro de uma empresa.
Dentro do organograma para corretores de seguro, suas funções estão relacionadas com capital de giro, pagamentos e recebimentos em geral.
Os colaboradores que ocupam esse setor devem estar com constante atualização sobre os projetos da corretora, bem como os objetivos alcançados e não realizados.
Só assim ele terá condições de fazer uma gestão eficiente e coerente dos valores que a compete.
7. Recursos Humanos
Por fim, o último setor dentro de um organograma para corretores de seguros, é o de gestão de pessoas ou, como é mais conhecido, Recursos Humanos.
Ele é o responsável por acompanhar a atuação dos colaboradores, sua eficiência e suas dificuldades, agindo em prol dos mesmos e, consequentemente, para o sucesso do empreendimento.
Se ele não tem contato ou conhecimento com as etapas vivenciadas diariamente dentro do plano de ação, dificilmente terá um controle efetivo das necessidades dos participantes do negócio.
Diferenciais de um organograma para corretores de seguros
O organograma para corretores de seguro auxilia para uma gestão mais eficiente do processo de trabalho.
Mas, além desse controle melhor realizado, ele também permite que haja uma análise mais profunda da atuação de cada setor e, dessa forma, otimizar o seu serviço aos olhos do cliente final.
Por isso, é fundamental que, além de acompanhar e definir funções, você utilize o organograma para propor um diferencial do seu trabalho para o mercado: otimizar o seu relacionamento com o cliente.
O SEBRAE, por meio do portal G1, já falou sobre a importância do pós-atendimento para manutenção de parcerias.
Durante o conteúdo, ressaltamos a importância de atender aos consumidores com mais presteza.
Dentro de uma corretora de seguros, 3 departamentos podem ser beneficiados com uma política de relacionamento mais efetiva. São eles:
1. Setor de Vendas
Quando falamos sobre o setor de vendas, já destacamos a importância de um bom contato com o cliente.
Por isso, é fundamental que os componentes deste departamento estejam dispostos a serem criativos, dinâmicos e dedicados, para realizar abordagens que tragam interesse e gerem mais conversões.
2. Sinistros
O setor de sinistros é o que, efetivamente, entrará em contato com clientes que acionaram o seguro e, por isso, podem estar nervosos, fragilizados e pouco amigáveis.
Fazer uma gestão de sinistros fria ou ineficiente, poderá ocasionar um interesse desse consumidor em renovar o contrato.
Então, certifique-se de ter uma equipe que preze em solucionar problemas. Assim, você tem a chance de garantir associações por mais tempo.
3. Acompanhamentos
Por fim, o último setor que pode ser beneficiado pelo diferencial do relacionamento, é o de acompanhamentos.
Afinal, é fundamental que a sua empresa saiba tudo o que está acontecendo com os segurados que acionaram suas apólices, a fim de realizar um trabalho mais contundente e, também, evitar fraudes.
A equipe que fará os acompanhamentos, além de dedicada, também precisa conhecer com profundidade as políticas da corretora, para identificar as ações e acompanhá-las com eficiência.
Como um organograma para corretores de seguros pode ajudar a ter maior lucratividade?
Utilizar um organograma para corretores de seguro, efetivamente, torna a sua ação mais estruturada, com as funções bem definidas e colaboradores especializados.
Essas três características, quando unidas, resultam em um trabalho mais competente da empresa, como um todo.
É justamente essa capacidade, juntamente com um bom relacionamento com cliente e boa estrutura organizacional, que irá resultar em mais lucratividade.
Afinal, todos da equipe estão executando suas tarefas de maneira mais habilidosa, sabendo exatamente o quê fazer e, principalmente, como fazer, sem erros e sem custos com correções.
Vale a pena investir em um organograma para corretores de seguros bem estruturado?
Com certeza vale a pena investir em um organograma para corretores de seguros, caso o seu interesse seja fazer a sua empresa prosperar.
Quando há uma gestão eficiente de pessoas, definindo e organizando funções, preparando a equipe para o atendimento e determinando as tarefas de cada departamento, você tem um plano de ação claro, objetivo e com todas as etapas simples de serem compreendidas.
O resultado será um trabalho muito mais coeso e eficiente, que trará benefícios não apenas ao seu caixa, mas também ao seu cliente, tornando-se o diferencial que o destacará dentro do negócio.
